Tι χρειάζεται για τις επιχειρήσεις και τους οργανισμούς να είναι πετυχημένες ;

Υπάρχουν πολλές απαντήσεις στην ερώτηση με μερικές από αυτές να είναι ο αφοσιωμένος στόχος και η πώληση προϊόντων ή υπηρεσιών που είναι ψηλά σε ζήτηση.

Απόλυτα θα λέγαμε πως είναι η οργανωτική δομή που βοηθά να καθοριστεί η επιτυχία!!

Ο λόγος που ασχολούμαστε με τη δομή δεν είναι άλλος από το γεγονός πως απώτερος σκοπός είναι να πετύχουμε τους στόχους της επιχείρησης μας

Διαβάζουμε συχνά πως πολλές εταιρείες (μικρές ή μεγάλες) θριαμβεύουν λόγω των οργανωσιακών δομών και της οργανωσιακής κουλτούρας που ακολουθούν. Αυτό είναι το μεγάλο “κοινό” μυστικό των επιχειρήσεων που τις κάνει βράχους σε αλλαγές οικονομικών καταστάσεων και συνθηκών. Ακούμε συχνά πως πολλές εταιρείες αναπτύσσονται και εξελίσσονται βάσει των στελεχών που επιτυγχάνουν ισχυρές οργανωτικές δομές με άψογη συνεργασία των τμημάτων εντός της επιχείρησης. Συχνά ακούμε πως πολλές επιχειρήσεις επιτυγχάνουν σχήματα δομών που είναι ευέλικτα και ευαίσθητα στα εξωτερικά ερεθίσματα, έχουν τη δυνατότητα αυτοπροσαρμογής από σχεδιασμού τους και εκτοξεύουν τη δυναμική της επιχείρησης χωρίς να χάνουν χρόνο και χρήμα.

Ποιες είναι όμως αυτές οι δομές και πως επιτυγχάνονται; Υπάρχει χρυσή τομή; Και αν ναι πως εφαρμόζεται στις επιχειρήσεις; Είναι αναγκαίο να τις τυποποιήσεις σε μικρές και πολύ μικρές επιχειρήσεις;

Οργανωτικέ Δομές

Περιληπτικά δίνουμε τον ορισμό : Αναφερόμαστε σε οργανισμούς διαφορετικών τμημάτων ή μονάδων μέσα σε μια εταιρεία ή έναν οργανισμό. Ανάλογα με τους στόχους και τη βιομηχανία στην οποία απευθύνεται η επιχείρηση , η οργανωτική- οργανωσιακή δομή μπορεί να διαφέρει σημαντικά μεταξύ δύο οργανισμών. Καθέ ένα από τα τμήματα συνήθως εκτελεί συγκεκριμένες λειτουργίες και συνεργάζεται με τα άλλα για να μπορέσει η εταιρεία να πετύχει τους στόχους της.

«Αn organizational structure is defined as “a system used to define a hierarchy within an organization. It identifies each job, its function and where it reports to within the organization.” A structure is then developed to establish how the organization operates to execute its goals.»

Συνέπειες μη ξεκάθαρης οργανωτικής δομής

1. Κάτι δε θα συμβεί διότι όλοι νομίζουν πως είναι υποχρέωση κάποιου άλλου
2. Πολλές φορές γίνονται τα ίδια πράγματα ή χάνεται πολύτιμός χρόνος διότι όλοι θεωρούν πως κάποιες από τις διαδικασίες είναι μέρος της εργασίας τους.
3. Μπορεί να επικρατήσει σύγχυση και δυσαρέσκεια ακόμη και έντονες καταστάσεις επειδή οι εργαζόμενοι δε γνωρίζουν τι να κάνουν και μπλέκονται μεταξύ τους
4. Οι πληροφορίες δε κινούνται σωστά στα κανάλια διανομής και δε μπορούν να φθάσουν στα κατάλληλα άτομα. Η δεν υπάρχουν κάν κανάλια διανομής και πληροφόρησης
5. Οι εργασίες δε μπορούν να διεκπεραιωθούν χωρίς να αναφερθούν στην κεντρική διοίκηση που αυξάνει δραματικά το φόρτο της και δε μπορεί να φέρει σε πέρας τις διαδικασίες

Για να αρχίσουμε να απαντάμε στις ερωτήσεις μας, θα πρέπει να αναφέρουμε πως υπάρχουν διαφόρων ειδών δομές

Centralized, decentralized, linear, horizontal, traditional, matrix και οι προσαρμοσμένες είναι οι πιο διαδεδομένες από αυτές που χρησιμοποιούνται σήμερα.

Ας αρχίσουμε αναλύοντας τις δομές και κοιτώντας τα πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα

Στις 2 εικόνες βλέπουμε την κλασσική οργανωσιακή δομή όπου η αυστηρότητα της προκαλεί πολύ γραφειοκρατία και έλλειψη πληροφόρησης. Οι managers είναι στη κορυφή της λίστας όπως και οι directors για μεγάλα τμήματα.

1. Είναι πολύ απλή και ευκολη στη δόμηση στον οργανισμό

Παρόλα αυτά αντιμετωπίζουμε προκλήσεις όπως :

1. Αυστηρή δομή , μικρή ως καθόλου ευελιξια
2. Η πληροφορία αργεί να κινηθεί στα κανάλια και να φθάσει στα σημεία του οργανισμού.
3. Η πληροφορία μπορεί να χαθεί στις κάθετες δομές και να μη μεταφερθεί ποτέ σε άλλα σημεία του οργανισμού.
4. Συνήθως λόγω της αυστηρότητας της δομής, η πληροφορία χάνει την αξία της ή υποτιμάται όταν προέρχεται από άλλα μέρη του οργανισμού και όχι αυστηρά από άμεσα συνεργαζόμενα μέρη. Ακούμε συχνά «Από ποιο τμήμα είναι ; Καλά δε μας αφορά. Πες πως το διαβάσαμε κλπ»
5. όλοι καταπιάνονται με τη διαδικασία που τους αναλογεί και δεν κοιτάζουν τη γενικότερη εικόνα

Εδώ συμβαίνει το εξής : το ένα χέρι δε ξέρει τι κάνει το άλλό. Αλλά και τα δύο χέρια είναι υπεύθυνα να φέρουν σε πέρας το έργο που έχουν αναλάβει..

Η πιο διαδεδομένη δομή είναι η λειτουργική δομή και διαφέρει στο τρόπο αναφοράς και συνεργασίας καθώς και στις περιοχές ευθύνης.

Η δομή μοιάζει πολύ με αυτή της παραδοσιακής μόνο που προστίθεται οριζοντια κανάλια διανομής και αρμοδιοτήτων. Κάποιος υπάλληλος μπορεί να ζητηθεί να εκτελέσει αρμοδιότητες ή αναφορές από κάποιον προϊστάμενο όχι απαραίτητα του δικού του τμήματος. Η δημοφιλής χρήση του είναι διότι είναι σχετικά εύκολο στη δομή αλλά και διαχειρίσιμο σε οικονομική κλίμακα.

Πως λειτουργεί; Ένας υπάλληλος από το οικονομικό τμήμα μπορεί να καλεστεί από το τμήμα IT για κάποιο θέμα που άπτεται του τμήματος πληροφορικής αλλά και να δόσει πληροφορίες και αναφορές ακόμα και να συνεργαστεί για ένα έργο. Επίσης μπορεί να ζητηθεί να ενσωματωθεί στην ομάδα για κάποιες ώρες της ημέρας ώστε να συνδημιουργήσουν κάποια διαδικασία.

Είναι ένας τρόπος να αποφευχθεί η συγκεντρωτική λογική και η υπερβολική εξειδίκευση.

Ο τρόπος πλέον αυτής της ενδοεπικοινωνίας και δημιουργίας καναλιών διανομής και πληροφορίας στηρίζεται κυρίως στη πληροφορική να δομήσει διεργασίες ώστε να επιτυγχάνονται τα παραπάνω.

1. + Μείωση γραφειοκρατίας
2. +Μείωση μεταφοράς πληροφορίας
3. +Ενεργητικότερη στάση υπαλλήλων σε παράλληλους managers από τους οποίους δεν ελέγχονται άμεσα αλλά έμμεσα.
4. +Μείωση φόρτου έργασίας στα ανώτερα στρώματα για λείψη αποφάσεων και διεκπεραιωτικές διαδικασίες
5. + Παράλληλα καναλια διανομής όπου δημιουργείται καλύτερη γενική εικόνα για τη κατάσταση και τη στοχοθεσία
6. +Μείωση συγκεντρωτισμού και υπερβολικής εξειδικευσης

Εχουμε όμως και εδώ δυσλειτουργικότητες και μειονεκτήματα:

1. – Πιο πολύπλοκες δομές
2. – Δεν εξαφανίζεται ο φόρτος εργασίας και κάποιες διεκπαιρεωτικές διαδικασίες. Χρειάζονταο καλά δομημένες αναφορές και εντολές που να μεταφέρονται μεν κάθετα αλλά να πρέπει να πηγαίνουν στο προϊστάμενο κάθε τμήματος. Για παράδειγμα όταν ζητηθεί κάτι από ένα τμήμα σε έναν υπάλληλο ενός άλλου τμήματος , επιφορτίζεται μια εξτρά εργασία σε ένα ήδη φορτωμένο πρόγραμμα και η σειρά εκτέλεσης των διαδικασιών μπορεί να καθυστερήσει τη διεκπεραίωση
3. – απαραίτητη προύπόθεση η συμμετοχή του IT dept για δημιουργία καναλιών διανομής αλλά και πληροφοριακών δομών που θα εξυπηρετουν αυτό το σχήμα
4. – Αυξημένο οικονομικό κόστος κυρίως για την συντήρηση και εξέλιξη των πληροφοριακών συστημάτων που υποστηρίζουν τα κανάλια διανομής

Η δομή είναι ίδια με την κάθετη ιεραρχία απλά εδώ έχουμε μια νεα κατηγορία σύνδεσης σε σημεία κλειδιά του διαγράμματος το «staff». Αυτό σημαίνει οργανωσιακή δομή με συμβούλους. Οι σύμβουλοι είναι υπεύθυνοι για να συμβουλεύουν, να λένε τις απόψεις τους, να κάνουν αναφορές εξουσιοδοτήσεις και να υποστηρίζουν τα θεμέλια του οργανισμού. Προσφέρουν υπεραξία σε τμήματα και δίνουν λύσεις σε εξειδικευμένα θέματα τεχνικής και συμβουλευτικής σημασίας στους υπαλλήλους που χειρίζονται καθημερινά θέματα στη πρώτη γραμμή της επιχείρησης.

1. + Δεν Βαραίνουν τη δομή του οργανισμού
2. + Δίνουν επιστημονικές και εξειδικευμένες λύσεις στα τμήματα
3. + Κάνουν επιπρόσθετη εργασία και δεν επιφορτίζονται συγκεκριμένες θέσεις
4. +Είναι αναγκαίοι σε εξειδικευμένα θέματα και σε οργανισμούς που θέλουν λύσεις σε επιστημονικά ζητήματα όπως μηχανικής. Νομικής, ασφάλισης κλπ

Τα αδύνατα σημεία της δομής είναι :

1. – αυξάνουν το κόστος της διοικητικής δομής
2. – Πολλές φορές μένουν ανενεργοί για μεγάλο χρονικό διάστημα εκτός αν οι δομές δε τους το επιτρέπουν(πχ εβδομαδιαία αναφορά, αξιολογηση έργου κλπ)
3. – Κάποιες φορές αδυνατούν να ενσωματωθούν και είναι ξένα πρόσωπα ή υποτιμάται η βοηθειά τους
4. – χρειάζεται εξτρα δομή κυρίως από το τμήμα ΙΤ για να δημιουργηθούν οι υποδομές

Μια δυναμική μορρφή και δομή είναι η project based. Αυτή η δομή συναντάται σε εταιρείες λογισμικού, αρχιτεκτονικές εταιρείες, εταιρείες βιομηχανικού εξοπλισμού κλπ

Αυτή η δομή χαρακτηρίζεται από μια σειρά από εξειδικευμένους υπαλλήλους έτοιμους να αναλάβουν την εργασία που τους ανατίθεται. Δίνουν αναφορά στον υπεύθυνο έργου και στη συνέχεια αναφέρουν τη πρόοδο και την εξέλιξη σε αυτόν. Η ομάδα δεν αποτελείται απαραίτητα από άτομα με τις ίδιες δεξιότητες αλλά με με διαφορετικές συνήθως ικανότητες που συνεργάζονται για να επιφέρουν το επιθυμητό αποτέλεσμα

Ιδανική περίπτωση για επιχειρήσεις που έχουν projects Που διαφέρουν από πελάτη σε πελάτη και απαιτήσεις στα project ανάληψης . Η δομή των ατόμων που συστήνουν μια ομάδα διαφέρει συνεχώς βάσει του έργου και επιλέγεται ο καλύτερος συνδυασμός ατόμων. Όταν το έργο τελειώσει δημιουργούνται νέες συστάσεις ομάδων και αρχίζουν νέα έργα.

1. + ευέλικτη μορφή με το καλύτερο συνδυασμό ατόμων βάσει απαιτήσεων
2. +η εργασία και η επικοινωνία είναι άμεση σε όλες τις φάσεις ανάπτυξης. Δε χάνεται χρόνος και όλη παίρνουν τη πλήρη εικόνα του έργου.
3. + ο manager έχει ευελιξία και μπορεί να κοντρολάρει τις φάσεις του έργου καλύτερα
4. +η στοχοθεσία είναι συγκεκριμένη και δε χάνεται ο προσανατολισμός

Τα αδύνατα σημεία είναι :

1. – δε μπορεί να εφαρμοσθεί παντού – είναι συγκεκριμένος ο τρόπος ενσωμάτωσης
2. – Πέφτει μεγάλο βάρος στον manager να επιλέξει τους καταλληλότερους ανθρώπους για το έργο.
3. – Θα πρέπει να είναι all–rounder. Να γνωρίζει καλά το προσωπικό και τις ικανότητές τους. Να δέσει την ομάδα και να μπορεί να τους καθοδηγήσει
4. – Θα πρέπει να λαμβάνει όλα τα μέτρα και να ελέγχει πλήρως όλες τις δομές της οργανωσιακής αλυσίδας δλδ το HR το Financing, το marketing, το sales κλπ.
5. – Αναγκαστικά πολλές εταιρείες γυρίζουν στη παραδοσιακή λειτουργική δομή με οριζοντια κανάλια διανομής που εξυπηρετούν όλους τους project leaders στη project–based δομή.

Αυτή η δομή είναι ευρέως χρησιμοποιούμενη από εταιρείες που λανσάρουν συνεχώς νέα προϊόντα και υπηρεσίες και για εταιρείες με project base Δομη που πιστεύουν πως η λειτουργική οριζοντια επίβλεψη είναι αναγκαία. Ένα τέτοιο παράδειγμα επιχείρησης είναι η εταιρεία εγκατάστασης λογισμικού ERP.

Σε αυτή τη περίπτωση, αυτές οι υβριδικές φόρμες μπορεί να είναι αποτελεσματικές αλλά να αποτελούν εξίσου και μια μεγάλη πρόκληση.

Αυτή η δομή αποτελεί συνδυασμό της λειτουργικής και της διαθρετικής δομής. Αυτή η δομή ενισχύει τη αποκεντροποιημένη λήψη αποφάσεων, μεγαλύτερη αυτονομία, περισσότερες εσωτερικές αλληλεπιδράσεις τμημάτων και με αυτό τον τρόπο περισσότερη παραγωγικότητα και καινοτομία. Παρά τα πλεονεκτήματα όμως, η δομή αυτή εμπεριέχει μεγαλύτερα κόστη και μπορεί ν αδημιουργήσει εσωτερικές συγκρούσεις μεταξύ κάθετων και οριζοντίων καναλιών λήψης αποφάσεων.

Στην ουσία ένα project αρχίζει και υλοποιείται με κάποιον team leader υπεύθυνο στην οριζόντια δομή και με δυναμικό από όλα τα τμήματα. Αυτός συντονίζει το δικό του project και είναι υπεύθυνος για την έκβασή του. Πέρα από αυτόν όμως υπάρχει ένας προϊστάμενος από όλες τις κάθετες δομές (marketing, finance, HR, κλπ) που θα πρέπει να ελέγχει όλα τα project που εκτελούνται και να επιβεβαιώνει την συμβατότητα με τις πολιτικές της εταιρείας και τα επίπεδα των υπηρεσιών